Účet Microsoft - využijte ho na maximum

Často na kurzech a při prezentacích narazím na to, že začnu mluvit o tom, jak se mi synchronizují dokumenty mezi počítači, jak mohu pracovat s poštou na jakémkoli zařízení, na upomínky, které mi vyskakují na počítačích a mobilním telefonu a ihned se vyrojí otázky: „jak že to mám nastavené?" a „jak to vlastně funguje?". Vše je postavené na službě, která je zcela zdarma. Jedná se o účet Microsoft a v tomto článku budu popisovat, jak službu využívám, jaké jsou její přínosy nejen pro mne, ale i pro lidi, se kterými pracuji, nebo například pro známé a kamarády.


Počítače, tablety, mobilní telefony

onedrive funcZačněme tím, že si ujasníme, že článek popisuje ekosystém, který je založený na službě od společnosti Microsoft. Proto je tedy vhodné se při nákupech jednotlivých zařízení držet stejné platformy. Mám několik zařízení, které pravidelně používám. Jeden počítač mám v práci, jeden pak doma. Dále pak služební notebook a tablet, což jsou dvě přenosná zařízení a v neposlední řadě mobilní telefon, který v mém případě rozhodně neslouží pouze na telefonování a psaní SMSek. Všechna tato zařízení mají stejný operační systém, tedy Windows 8.1, v telefonu pak Windows Phone. Bylo by asi možné používat i další platformy a operační systémy na různých zařízeních, ale při použití Windows je zaručená nejlepší funkčnost.
Na všem mám vyplněný svůj MS účet. Buďto se pomocí něj na zařízení přímo přihlašuji, nebo na nich figuruje jako sekundární účet. To má výhody například v podobě automatické synchronizace různých nastavení mezi počítači: pozadí plochy a barevné schéma Windows, záložky v Internet Exploreru a podobně. Samostatnou kapitolou jsou pak „metro" aplikace, které se pořizují na MS účet, takže zakoupené aplikace mohu využívat na všech zařízeních. Synchronizace nastavení, aplikací, ale například také kontaktů usnadní také spoustu času při reinstalaci jednotlivých zařízení, nebo při jejich výměně například za nové, kdy se stačí přihlásit pod mým MS účtem a nastavení se může obnovit z předchozího zařízení, nebo použít nastavení jednoho ze zařízení, které jsou s mým MS účtem spárované.

Úložiště OneDriveSkyDrive

OneDrive je propagován jako cloudový úložný prostor pro dokumenty. Ale já bych ho spíš přirovnal k takovému motoru celého ekosystému. Nejen, že slouží pro ukládání dokumentů, ale zajišťuje prakticky běh všeho, co se mezi zařízeními synchronizuje. Ale zpět k úložnému prostoru. Ten je poměrně velký. V základu je možné nahrát na OneDrive 15GB zcela zdarma a dalších 15GB je zdarma v případě, že na OneDrive synchronizuji fotografie z mobilního telefonu. Dohromady tedy mám v základu 30GB úložiště zdarma. To je plně dostačující kapacita, vzhledem k tomu, jak OneDrive využívám.onedrive preview
Ve všech zařízeních mám složku OneDrive. Ta se dá nastavit tak, že může být přístupná pouze online a dokumenty se do počítače uloží až při jejich prvním použití, nebo se mohou dokumenty, či celé složky automaticky synchronizovat mezi počítačem a cloudovým úložištěm. Moje nastavení je jednoduché. Na počítačích a notebooku synchronizuji celou složku OneDrive. Jakmile ve složce provedu nějakou změnu, automaticky se změna projeví v cloudu, a na všech takto synchronizovaných počítačích. Na tabletu, kde je méně místa, pak automaticky synchronizuji pouze část složek a v mobilu pracuji s dokumenty pouze online. Výhody? Na všech počítačích mám všechny dokumenty stále aktuální, v rozpracovaném dokumentu mohu pokračovat ihned na jiném počítači. Ale ve složce nemám jen dokumenty, ale i celé programy, podklady atd. Další nesporná výhoda je, že jsou všechny soubory nejen v počítačích, ale také v cloudu, takže k nim mám přístup prakticky odkudkoli, kde je dostupný internet a webový prohlížeč a cloud slouží také jako záloha. Nenosím žádné flash disky a vše mám stále dostupné. Jediný háček je v internetovém připojení a proto je základních 30GB, opravdu dost místa, když si uvědomím, že obsah musím mít i v notebooku, kde mám pouze malý SSD disk.

Pošta, kalendář a kontakty

calendarTohle byla vlastně první služba, kvůli které jsem začal MS účet používat. Chtěl jsem prostě lepší emailovou schránku s pokročilou funkčností. Svoji poštu potřebuji různě třídit do složek, což schránka nabízí. Důležitou částí je ale pro mne především kalendář, ve kterém plánuji snad úplně vše a také správa kontaktů. Tohle ale umí lecjaká emailová schránka. Teď ale to nejdůležitější – synchronizace. A jsme zase u toho. Na počítačích využívám Microsoft Outlook, na tabletu „metro" aplikace Pošta, Kalendář a Lidé a mobilní telefon má tyto aplikace také. Ve všech zařízeních mám tedy stejnou nejen přijatou a odeslanou poštu, ale i ostatní složky. Kalendář je také všude stejný a upomínky na události mne upozorňují na všech zařízeních. Velkým bonusem jsou pak kontakty, které mohu přidávat a spravovat na jakémkoli zařízení a všude se mi synchronizují. Takže v mobilním telefonu mám nejen kontakt v podobě jména a telefonního čísla, ale také emailové adresy a veškeré další údaje, které jsem ke kontaktu vyplnil. A samozřejmé je, že to vše mám dostupné online přes webový prohlížeč. Pokud k účtu spárujete další účty ze sociálních sítí, doplňují se pak kontakty o informace z těchto sítí. Ke kontaktu se tak automaticky přidají například fotografie uživatelů z Facebooku.

Office Online

apps Poměrně málo uživatelů, kteří používají klasické počítačové aplikace z balíku Office, jakými jsou například Word, Excel, nebo třeba PowerPoint ví, že jsou dostupné i jako online aplikace. Na co tedy je Office Online? Zjednodušeně lze říci, že mohu pracovat s dokumenty pro tyto aplikace i na zařízení, na kterém není nainstalovaná desktopová verze. V praxi to znamená možnost upravovat například Word dokument na počítači u známého, který nemá Office, nebo prezentovat v PowerPointu v učebně, kde není aplikace k dispozici.
Ale tyto online aplikace mají ještě další uplatnění. Velmi rád sdílím různé dokumenty s lidmi, se kterými na nich pak pracuji. Pokud mám takový dokument uložený na OneDrive, mohu jej jednoduše sdílet konkrétním lidem, nebo zveřejnit dokument či složku v podobě internetového odkazu, který může umožnit pouze prohlížení, nebo plnou úpravu webappdokumentů. Na dokumentech tak mohu pracovat s lidmi, kteří vůbec balíček Office nevlastní. Nově je také možné dokumenty vystavit přímo na internetové stránky k prohlédnutí. Mohu tak například zobrazit tabulku na svých webových stránkách, ale upravovat ji mohu stále v Excelu na PC. Možnosti použití Online Office ve spojení s dokumenty uloženými na OneDrive je opravdu mnoho. Rozdíl mezi desktopovými aplikacemi a těmi online je pak pouze v omezené funkčnosti, ale na běžnou úpravu dokumentů Online Office bohatě postačí.

 

 OneNoteOneNote 2013

onenote screenMicrosoft nedávno uvolnil aplikaci OneNote v její plné desktopové verzi zcela zdarma. Aplikace je ale také dostupná v režimu online a její „metro" podoba je také velmi povedená. Bohužel se stále setkávám s tím, že většina lidí, před kterými se o této aplikaci zmíním, vůbec netuší, že něco takového existuje, což je škoda. Co že tedy ten OneNote je? Jedná se vlastně a takový počítačový poznámkový blok. Škála jeho využití je na každém. Lze použít jako deník, sešit na školní poznámky, a já osobně ho používám především na dva druhy poznámek. První je jakási databáze textů, které se mi hodí a budu se k nim potřebovat vrátit v budoucnosti, nebo na různé poznámky k práci, se kterými právě pracuji. Používám OneNote jako jakousi znalostní databázi, či soukromou wikipedii. Tím dalším použitím je pak jednoduchý seznam na nákup. Během týdne si píši, co potřebuji nakoupit, seznam pak mám přístupný například v mobilním telefonu, kde je mobilní aplikace OneNote, nebo jej mohu někomu sdílet. Sdílet se dají i celé sešity v této aplikaci a na těch pak mohu opět pracovat se skupinou dalších lidí.

Závěr – vše je o synchronizaci

Veškeré popsané služby jsou zcela zdarma (kromě desktopových Office), stačí si jen založit účet Microsoft. Pokud nechcete vytvářet zcela novou emailovou adresu, je možné vytvořit účet i s emailovou adresou, kterou již máte. K plné funkcionalitě ale vřele doporučuji vytvořit emailovou adresu zcela novou na doménách, které jsou k dispozici od Microsoftu – outlook.cz, outlook.com, hotmail.com.
Služby, které jsem popsal, mají jednoho společného jmenovatele – synchronizace, tedy všechno vždy a všude. To je hlavní benefit, vedle těch neméně použitelných, jako jsou velké úložiště, Office Online, nebo třeba jednotné nastavení Windows. Každý si může vybrat, co z těchto služeb bude využívat, nebo se snažit „vytlačit" z toho co to dá, jak se to snažím dělat já.

 Zaregistrovat účet Microsoft můžete třeba tady

Martin Klečka

IT konzultant - Středisko služeb školám Plzeň