Evidence licencí

Povinností všech je využívat pouze legální software a jinak tomu není ani na školách. Mnoho škol ale bojuje s evidencí licencí a jejich dokládání. Jak nejlépe evidovat licence popisuje následující článek.

Již několik let působím na Středisku služeb školám Plzeň jako IT konzultant a jednou z mých činností je prodej licencí Microsoft v rámci multilicenčních programů pro školy a školská zařízení a také případné konzultace k těmto licencím. Několika školám a organizacím jsem také pomáhal s evidencí licencí a softwarovým auditem. Stále více se ale setkávám s faktem, kdy školy neumí správně evidovat licence a to bohužel vede i k nemožnosti jejich doložení a tím používání nelegálního softwaru. Pokusím se tedy objasnit postup, jakým se zjišťuje používaný software, jak se dokládá a jaký je efektivní způsob evidence licencí pro počítačová zařízení.

Softwarový audit

V případě, že je nutné doložit legalitu veškerého software, bude prvním krokem provedení tzv. softwarového auditu. Způsobů, jak takovýto audit provést je několik, ale výsledek je vždy stejný. Každé zařízení, které je v majetku organizace, projde auditem a zpráva obsahuje technické informace o tomto zařízení a především seznam veškerého nainstalovaného software na zařízení.

Softwarový audit je nutné provést na všech zařízení, které jsou v majetkové evidenci, bez ohledu na to, kde se zařízení nachází, či která osoba jej používá.

Vždy se vychází z majetkové evidence, ze které se zjistí zařízení (počítač, notebook, tablet a další) a na těch se tento audit provádí. Softwarový audit je možné provést jako síťový, tedy z jednoho centrálního počítače (serveru) se provede audit všech zařízení, připojených v síti. Bohužel takto nelze provést audit u zařízení, která připojená v síti nejsou, nebo u zařízení, které jsou v době provádění auditu vypnutá. Pak nezbývá nic jiného, než tyto zařízení obejít jedno po druhém a softwarový audit provést přímo u počítače.

Faktury a nabývací doklady

Druhým krokem je pak nalezení všech dokladů o zakoupení veškerého software. Zde bývá největší problém, jelikož tímto dokladem mohou být faktury od počítačů v případě, že byl software zakoupen spolu se zařízením. Tyto faktury ale mohou být i několik let staré a velmi těžko se dohledávají, vzhledem k tomu, že samotné zařízení je již několik let po záruční době. Takto je nejčastěji nutné doložit zakoupení operačního systému Windows. Licence také lze zakoupit samostatně a jsou pak buďto na samostatné faktuře, ale mohou být a nějaké společné faktuře s dalšími licencemi, hardwarem atp. Nabývacím dokladem k doložení licencí může být také darovací smlouva a další dokumenty. Proto je někdy velmi obtížné doložit veškeré licence pro software, který je na zařízení nainstalován.

Operační systém Windows je v multilicenčních programech vždy jako upgrade. Je tedy nutné mít tzv. podkladovou licenci. Tou je většinou doložení předchozí zakoupené licence operačního systému v OEM verzi.

Párování dokladů a softwaru

Po nalezení všech dokladů k zařízení, faktur a smluv, na kterých je doloženo legální nabytí software je nutné spárovat tyto doklady s předchozími zprávami ze softwarového auditu. Zde je nutná dobrá znalost licencování jednotlivého software. Ze softwarového auditu se u každého zařízení zjistí, jaký z nainstalovaného softwaru podléhá licenci, jak se tato licence dokládá a následně se přiřazují doklady o nabytí licence k jednotlivým zařízením.

Za legalitu softwaru nainstalovaného na všech zařízeních odpovídá vždy vedení organizace.

Po spárování nabývacích dokladů a jednotlivých zařízení je pak jednoznačně prokazatelné, zda je software instalovaný na zařízeních provozován legálně, či nikoli. V případě, že není možné doložit nabytí licence, není možné ani provozovat takový software, jelikož se jedná o jeho nelegální provoz, stejně tak, jako když je software provozován v rozporu s licenčním ujednáním (pravidly pro používání software).

Legalizování a vyřazování

V tuto chvíli je tedy jasné, jaký software je provozován na kterém zařízení legálně, jaký je provozován v rozporu s licenčním ujednáním a jakému softwaru nelze doložit licence, a je proto provozován nelegálně. Je tedy nutné bez prodlení dát věci do pořádku. V případě, že je na zařízení vše v pořádku a veškerý software na zařízení je provozován legálně, máme vyhráno. Takové zařízení je bez problémů. Většinou se ale najde situace, kdy licence chybí, nebo je software provozován v rozporu s licenčním ujednáním. V takovém případě je několik možností, jak situaci řešit. Nejjednodušší je nelegální software odinstalovat. V případě, že je ale nutné tento software na zařízení provozovat, musí se zakoupit nová a platná licence. Může se ale také stát, že zařízení je tak staré, že se nevyplatí legalizovat na něm nainstalovaný software, jelikož cena za nové licence by byla i několikanásobně dražší, než je stávající hodnota zařízení. V takovém případě vždy doporučuji zařízení neprodleně vyřadit z majetku, přestat jej používat a koupit zařízení nové, včetně licencí na software. Zdá se to na první pohled jako dražší řešení, ale opak je pravdou. Staré zařízení totiž může kdykoli dosloužit a pokud na takové zařízení koupím licence, které budou svázaní s tímto zařízením, s jeho vyřazením vyřazuji také licence a s novým zařízením je musím pořídit opětovně.

Několik praktických rad, jak neudělat chybu

Školská zařízení jsou vždy z pohledu licencování chápána jako komerční subjekt. Není tedy možné využívat takový software, který je sice zdarma, ale pouze pro nekomerční použití. Velká část software lze proto pořídit za zlevněné ceny pro školská zařízení (například licence Select Plus, nebo EES od společnosti Microsoft).

OEM licence operačního systému Windows je vždy vázána na zařízení, se kterým byla tato licence zakoupena a je nepřenosná. S vyřazením takového zařízení z evidence je automaticky vyřazena i licence OEM. To se také týká výměny základních součástí počítače, například při jeho renovaci z důvodu většího výkonu. V takovém případě je nutné zakoupit i novou licenci OEM. Výjimkou je oprava zařízení.

V případě nemožnosti doložení legálního nabytí softwaru je provozování takového softwaru na jakémkoli zařízení nelegální a to i v případě, že byl software s tímto zařízením zakoupen. Legální nabytí lze dokázat většinou nabývacím dokladem.

Upgrade znamená přechod na novější verzi. V případě zakoupení pouze upgradu na vyšší verzi software, jehož součástí není základní licence, je nutné evidovat i předchozí "základní" licence. Toto platí především při zakoupení upgrade operačního systému Windows z některých multilicenčních smluv. V případě nemožnosti doložení podkladové licence (nabytí plné, nebo OEM verze) je tento upgrade nepoužitelný a provozování operačního systému Windows pouze na základě zakoupené upgrade licence nelegální.

V případě nákupu licencí s omezenou dobou platnosti, jako jsou licenční pronájmy, je možné provozovat tento software pouze po dobu zakoupení pronájmu licence. Po jejím vypršení je nutné prodloužit období trvání licence, nebo software ze zařízení odinstalovat. Provozování softwaru po uplynutí doby platnosti licence je nelegální.

Každý software má pravidla, podle kterých jej zle legálně používat. Tyto pravidla je nutné znát pro určení podmínek, za kterých je možno software využívat a jejich nedodržení je trestné a použití softwaru v rozporu s těmito pravidly je nelegální.

Jak tedy nejefektivněji evidovat licence?

Každý, kdo se stará o IT techniku na školách bude mít jistě vlastní systém, jak evidovat nejen jednotlivá zařízení, ale také licence. Z vlastní zkušenosti tak mohu doporučit jen to, co sám používám. Jedná se o velmi jednoduchou evidenci, ale zároveň velmi přehledný systém. Každé zařízení má vždy své majetkové evidenční číslo. Pro takovéto zařízení (počítače, notebooky, tablety a další zařízení, ve kterých mohou být nainstalované programy) mám vlastní složku. Složka je označena majetkovým evidenčním číslem, popřípadě také názvem nebo typem zařízení a osoby, která dané zařízení používá a její umístění (číslo místnosti). Takto je velmi rychle dohledatelné o jaké zařízení se jedná, kde se nachází a kdo jej používá. Každá složka pak obsahuje informace o zařízení (zmiňovaný softwarový audit, nebo například vytištěnou stránku z internetu o tomto zařízení), dále pak kopii veškerých nabývacích dokladů (faktury, smlouvy, dodací listy atd.) a také další informace, většinou technického charakteru, vzhledem k tomu, že na Středisku služeb školám také spravuji techniku.

V případě, že nakupuji například licence ve větším množství, nakopíruji nabývací doklad tolikrát, kolik licencí pro daný software je na dokladu zakoupen a kopie těchto dokladů pak vložím do všech složek zařízení, kterých se tato licence týká. Jedinou výjimkou jsou licence, které jsou koupené pro celou organizaci, nebo například pro celou pobočku (např. licenční smlouva EES, antivirový software pro celou pobočku, atp.), které mají vlastní složku a na dokladu je poznámka, čeho se licence týkají (antivir pro danou pobočku). Zde je pak ale nutné aby počet zařízení, na kterých je software nainstalován odpovídal počtu kusů (licencí) zakoupeného softwaru.

Otázka licencování není jednoduché téma. Každý software má svá pravidla, podle kterých je možné jej legálně využívat a není lehké, se ve všech pravidlech zorientovat. Tento článek proto obsahuje několik základních rad, jak správně evidovat zařízení a software na nich používaný a také pár jednoduchých rad, jak postupovat při nevědomosti, která ovšem neomlouvá! Věřím, že jsem tímto článkem spíše pomohl, než abych způsobil pracovníkům škol probdělé noci z nepřehledného licencování. V případě, že si nevíte rady, vždy je k dispozici internet, na kterém lze většinu informací o používání softwaru najít a když ani ten nepomůže, stačí se obrátit na výrobce softwaru, nebo na odborníky, kteří se licencováním softwaru zabývají.

Martin Klečka
IT konzultant, Středisko služeb školám Plzeň